Yuk Belajar Menghitung Jumlah Jenis Kelamin Pada Microsoft Office Exel

Sebagai seorang guru atau seorang administrasi atau karyawan di sebuah lembaga pendidikan atau sekolah merupakan salah satu hal yang diwajibkan untuk mengetahui jumlah siswa yang terdaftar pada sekolah tersebut. Baik dari besar keseluruhan jumlah siswa, kemudian berapa banyaknya siswa yang berjenis kelamin laki-laki dan perempuan.

Meski bisa dilakukan dengan cara menghitung secara manual namun seandainya jumlah siswa hingga ratusan bahkan ribuan maka untuk menghitung jumlah siswa yang berjenis kelamin laki-laki dan perempuan cukup memakan waktu. Oleh karena itu Belajar Ilmu Komputer memberikan sedikit pengetahuan tentang menghitung jumlah siswa berdasarkan jenis kelamin.

Gambar berikut ini adalah sebuah contoh penggunaan rumus untuk menghitung jumlah siswa berdasarkan jenis kelamin pada microsoft office exel, pada pada gambar ini saya menggunakan office 2007.

Save dan Open File

Save dan Open file adalah dua buah perintah untuk menyimpan dan membuka file atau dokumen. Dilihat dari fungsinya memang hanya menyimpan dan membuka file akan tetapi apabila salah menggunakan perintah ini dapat menyebabkan hilangnya data. Tidak semua orang hati-hati dalam menyimpan file kadangkala ada semacam peringatan yang muncul apabila kita menggunakan perintah penyimpnana tersebut namun tidak dibaca lagi dan langsung klik OK atau YES.

Kenapa artikel yang tidak penting ini saya posting...karena saya rasa tidak penting untuk kita yang sudah biasa menggunakan kedua perintah ini, namun bagaimana dengan saudara kita yang masih pemula menggunakan perintah ini, seperti yang saya lihat sendiri pada salah seorang pengguna microsoft office excel, yang katanya filenya sudah diketik dan disimpan namun keesokan harinya dibuka kembali selalu kosong. Usut punya usut ternyata orang ini membuka filenya menggunakan perintah Save As dan hasilnya adalah Workbook kosong disimpan dan menimpah isi file yang sudah dibuatkan sebelumnya.

Kejadiannya seperti ini, seseorang membuat sebuah file microsoft office excel dengan nama file latihan1.xls dan isinya dibuatkan tabel serta isi tabelnya. kemudian file tersebut disimpan dengan nama file latihan1.xls.

Tips Mengubah Separator pada Excel

Separator atau format penulisan angka yang biasa dilakukan pada microsoft office excel sering kali memang membingungkan karena format default pada microsoft office excel adalah merupakan bukan format Indonesia. Dimana format Indonesia untuk pemisah nilai ribuan adalah tanda titik dan pemisah nilai desimal adalah tanda koma, sedangkan pada keadaan default microsoft office excel adalah dengan format pemisah nilai ribuan adalah tanda koma (,) dan pemisah desimal adalah tanda titik (.).

Berikut ini adalah penulisan angka dengan format default microsoft office excel.

klik pada gambar untuk melihat ukuran sebenarnya

Nah sekarang bagaimana caranya agar mengubah format default microsoft office excel tersebut menjadi format Indonesia ? mudah koq... :)

Ikuti saja langkah berikut ini
Klik Menu Tools kemudian pilih Options sehingga muncul window/jendela Options seperti pada gambar berikut

klik pada gambar untuk melihat ukuran sebenarnya

Klik tab International dan selanjutnya hilangkan tanda centang/contreng pada tulisan Use System Separators.
Kemudian pada Decimal Separator ganti dengan tanda koma (,) serta pada Thousands Separator ganti dengan tanda Titik (.) dan akhiri dengan klik OK.

klik pada gambar untuk melihat ukuran sebenarnya

Hasilnya akan terlihat seperti dalam gambar di atas.

Selamat mencoba...

Belajar Microsoft Office Excel Bagian 10

Pada latihan kita sebelumnya dalam memperlajari Microsoft Office Excel, sudah kit abuatkan tabel-tabel dan untuk kali ini Belajar Ilmu Komputer memberikan materi bagaimana membuat sebuah grafik dengan data yang di ambil dari tabel.

Sebagai contoh dalam praktek kita kali ini coba buatkan sebuah tabel seperti terlihat pada gambar di bawah ini.

Tabel di atas menerangkan perkembangan jumlah siswa pada sebuah sekolah, mulai dari tahun 2001 hingga tahun 2005 dan dibedakan berdasarkan jenis kelamin (Pria dan Wanita).

Tugas kita setelah membuat tabel tersebut adalah membuat grafik dengan data yang diambil dari tabel tersebut.

Untuk membuat grafik dengan Microsoft Office Excel ikutilah langkah-langkah berikut ini.

Langkah pertama, klik Menu Insert-Chart sehingga muncul jendela (window) Chard Wizard step 1 of 4. Ada dua pilihan bentuk grafik yaitu Standard Types dan Custom Types, Pilih standard type. Bila menghendaki bentuk lain silahkan mencobanya nanti dengan Custom types.

Tentukan pilihan bentuk grafiknya pada Chart Type, sebagai bahan praktik kita kali ini coba gunakan tipe grafik Column dan sub typenya gunakan Clustered Column kemudian klik Next.

Pada langkah kedua (chart wizard step 2 of 4) kita menentukan data range dari sel B4 sampai sel D9 (lihat gambar).

Setelah itu klik Tab Series yang berada disebelah kanan Data Range, untuk menentukan format Series dan kategori X axis.

Untuk Series1 ganti menjadi Pria caranya klik dulu satu kali pada kata Series1 kemudian klik pada kotak kecil disebelah kanan Name kemudian klik pada judul tabel Pria selanjutnya sekali lagi klik pada kotak kecil tadi untuk kembali ke jendela series.

Kemudian pada Value-nya tentukan dari sel C5 sampai C9 caranya, klik pada kata Pria satu kali kemudian klik kotak kecil yang berada di sebelah kanan kata Value kemudian tentukan range dari sel C5 sampai sel C9 dan terakhir klik pada kotak kecil tadi untuk kembali ke jendela series.

Lakukan hal yang sama untuk Series2 menjadi Wanita serta data valuenya.

Untuk Category (X) axis labels tentukan dari sel B5 sampai sel B9, caranya klik kotak kecil di sebelah kanan kata Category (X) axis labels kemdian tentukan range mulai dari sel B5 sampai sel B9 dan terakhir klik kotak kecil untuk kembali ke menu series dan tekan Next untuk menempatkan judul grafik.

Untuk Chart Title ketiklah sebuah judul untuk grafik yang telah kita buat, sebagai contoh ketik GRAFIK PERKEMBANGAN SISWA.

Untuk Category (X) Axis ketik TAHUN dan untuk Value (Y) Axis ketik Jumlah Siswa dan Klik Finish.

Grafik yang telah anda buat sudah muncul di lembar kerja Microsoft office excel, untuk penempatan grafiknya silahkan klik dan geser serta tempatkan di tempat yang sesuai.

selamat belajar...

Belajar Merge Cell Microsoft Office Excel

Menggabungkan sel / Merge Cell. Yang dimaksud dengan menggabungkan sel di sini dan menurut Belajar Ilmu Komputer adalah menggabungkan dua atau lebih sel menjadi satu sel. Menggabungkan sel ini dalam bahasa inggrisnya disebut Merge Cell.

Para pengguna komputer khususnya pengguna microsoft office excel yang sudah mahir sudah jangan di tanya lagi mengenai bagaimana cara menggabungkan sel tapi bagaimana dengan kita yang masih pemula yang belum mengenal banyak tentang seluk beluk microsoft office excel ?

Pada gambar di bawah, perhatikan kolom B baris ke 3 dan ke 4, di situ sudah di ubah menjadi satu sel yaitu sel B3 begitu juga dengan kolom C dan kolom D pada baris ke 3, di situ sudah di ubah menjadi satu sel yaitu sel C3.

Mari belajar cara menggabungkan sel-sel yang ada dalam tabel tersebut menjadi sebuah sel yang kita kehendakicdengan cara mengikuti langkah demi langkah berikut ini.

Pertama-tama buatkan dulu tabel seperti dalam gambar, setelah itu pada sel B3 ketikan kata Tahun dan pada sel C3 ketikan kata Jumlah Siswa, untuk sel lainnya saya anggap semua sudah bisa karena tidak adanya penggabungan sel.

Setelah selesai mengetik judul dari tabel tersebut, maka langkah berikutnya adalah menggabungkan kedua sel yaitu untuk kolom Tahun, kita harus menggabungkan sel B3 dan sel B4, caranya tandai daerah yang akan digabungkan selnya (sel B3 dan B4), tempatkan pointer pada sel B3 kemudian tekan dan tahan tombol SIFT pada keyboard sambil menekan panah ke bawah satu kali. Setelah itu klik menu Format-Cells-Alignment.

Maka akan muncul jendela format cells seperti gambar berikut.

Yang perlu diubah dalam jendela format cells adalah semua yang sudah saya beri tanda berwarna merah yaitu Text Alignment-Horisontal, Vertical serta text control Merg Cells.

Untuk Horinzontal Text Align ubah mejadi Center begitu juga dengan Text Alignment Vertical ubah menjadi Center sedangkan pilihan Text Controlnya berikan tanda rumput atau tanda centang pada Merge Cells.

Akhiri proses pengaturan teks dengan menekan tombol OK.

Perhatikan sel-sel yang sudah kita gabungkan dan coba dengan kreasi anda sendiri dengan membuat tabel-tabel lainnya.

Selamat mencoba semoga bisa membantu...

Belajar Microsoft Office Excel bagian 8

Fungsi SUMIF()

Dalam sebuah tempat usaha dagang atau toko penjualan, kadang kita membutuhkan informasi tentang barang dagangan kita yang terjual dalam satu hari atau satu minggu atau satu bulan bahkan satu tahun, sebagai dasar untuk menentukan besaran stok yang harus disediakan sesuai dengan trend pembelian barang yang ada di tempat usaha kita.

Untuk mengetahui jumlah barang yang terjual tentu kita pun ingin mengetahui barang apa saja yang paling banyak terjual atau paling laku terjual dan barang mana yang kurang laku terjual.

Oleh karena setiap transaksi yang terjadi secara acak maka urutan transaksi yang dicatatpun juga secara acak tercatat (misalkan kita mencatat transaksi menggunakan Microsoft office excel).

Supaya tidak terlalu bertele-tele sekarang mari kita belajar bersama-sama memulai latihan kita dengan membuatkan sebuah tabel dengan format sebagai berikut :

• Sel B3 = NO, sel C3=KODE BARANG, sel D3=HARGA,sel E3=BANYAK,sel F3=JUMLAH

• Sel B5 sampai dengan sel B19 ketik Nomor Urut mulai dari 1 sampai 15

• Sel C5 sampai sel C19 ketik kode barang secara berurut sebegai berikut : BB, BA, BC, BA, BB, BB, BA,BC,BD, BA, BB, BA, BC, BD, BB

Sedangkan untuk sel D5 sampai sel D19 gunakan rumus IF() dengan ketentuan sebagai berikut :

• Jika KODE=BA maka HARGA=750

• Jika KODE=BB maka HARGA=1000

• Jika KODE=BC maka HARGA=1225

• Jika KODE=BD maka HARGA=1250

Kemudian untuk kolom BANYAK (sel E5 sampai sel E19) isikan data secara berurut sebagai berikut :

• 2, 3, 4, 5, 4, 3, 4, 5, 6, 7, 3, 2, 1, 2, 3

Sekarang adalah inti dari latihan kita hari ini yaitu dengan menggunakan fungsi SUMIF() untuk menentukan besaran atau jumlah masing-masing barang yang terjual hari ini (berdasarkan KODE barang).

Selengkapnya ketik BA pada sel C21, BB pada sel C22, BC pada sel C23, dan BD pada sel C24

Kemudian untuk sel E21 sampai sel E24 gunakan rumus SUMIF() sebagai brikut :

Untuk mencari berapa banyak barang terjual dalam satu hari transaksi dengan kode barang BA dengan menggunakan fungsi SUMIF() adalah sebagai berikut :

=SUMIF(Range,Kriteria,RangePenjumlahan)

Contoh :
Letakan pointer pada sel E21 kemudian ketikan rumus berikut :
=sumif(c5..E19,”BA”,e5..e19)
Letakan pointer pada sel E22 kemudian ketikan rumus berikut :
=sumif(c5..E19,”BB”,e5..e19)
Letakan pointer pada sel E23 kemudian ketikan rumus berikut :
=sumif(c5..E19,”BC”,e5..e19)
Letakan pointer pada sel E24 kemudian ketikan rumus berikut :
=sumif(c5..E19,”BD”,e5..e19)
Selesai sudah latihan kita pada har ini, dan bila semuanya anda lakukan dengan benar maka akan menghasilkan table seperti berikut ini.

Selamat belajar, dan jika ada pertanyaan atau koreksi postingan ini silahkan gunakan fasilitas komentar yang ada di bagian bawah postingan ini.

Fungsi IF AND Pada Microsoft Office Excel

Penggunaan Fungsi (Rumus) IF AND

Rumus MIcrosoft Office Excel IF AND biasanya digunakan untuk mencari nilai tertentu berdasarkan dua buah ketentuan ata dua buah persyaratan.

Jika kedua persyaratan itu terpenuhi maka diberikan nilai tertentu sedangkan salah satu saja persyaratan atau tidak ada persyaratan yang terpenuhi maka tidak mendapatkan nilai tertentu.

Format rumus/fungsi IF AND adalah sebagai berikut

=IF(AND(Persyaratan1,Persyaratan2),Nilai1,=IF(AND(persyaratan1,persyaratan2),nilai2,nilai3))

Sebagai bahan percobaan kita coba buatkan tabel dengan format sebagai berikut

JUDUL TABEL

Sel B3 = NO
Sel C3 = NAMA KARYAWAN
Sel D3 = GOLONGAN
Sel E3 = JABATAN
Sel F3 - GAJI POKOK
Sel G3 = TINJANGAN JABATAN
Sel H3 = GAJI BERSIH

Untuk Kolom Nomor Urut isikan mulai dari 1 sampai 10
Untuk Kolom Nama Karyawan Bebas berikan nama
Untuk Kolom Golongan :

• Nomor 1 = Golongan 3
• Nomor 3 = Golongan 2
• Nomor 5 = Golongan 2
• Selain itu Golongan 1
  

Untuk Kolom Gaji Pokok, Jika Golongan 3 maka Gaji Pokok 1.000.000, jika Golongan 2 maka gaji pokok 750.000 dan jika golongan 1 maka gaji pokok 500.000 (gunakan rumus IF satu persyaratan)

Untuk kolom Tunjangan Jabatan gunakan rumus IF dua persyaratan yang kita pelajari hari ini.

Untuk Kolom Gaji bersih gunakan rumus penjumlahan biasa yaitu =GajiPokok+TunjanganJabatan

Karena hari ini kita mempelajari rumus IF AND maka mari sama-sama kita buatkan rumus untuk kolom Tunjangan Jabatan.

Dari tabel di atas maka rumus untuk Tunjangan Jabatan akan ditempatkan pada sel G5, tempatkan dulu posisi pointer pada sel B5 kemudian ketikan rumus berikut ini :

=IF(AND(D5=3,E5="Direktur"),500000,IF(AND(D5=2,E5="Kabag"),350000,0))

Penjelasan :
Jika Golongan 3 dan Jabatan Direktur maka Tunjangan Jabatan 500.000
Jika Golongan 2 dan Jabatan Kabag maka 350.000
Jika tidak maka 0

Sekian dan selamat belajar...

Belajar Menggunakan Toolbar Microsoft Office Excel

Pengenalan dan Penggunaan Toolbar Formating pada Microsoft Excel

Apa itu toolbar ? bagi yang sudah sering berpetualang dengan Microsfot office excel tentu sudah sangat paham akan toolbar tapi bagaimana dengan yang belum terbiasa atau masih dalam taraf belajar seperti saya.

Toolbar adalah tempat dimana diletakan icon-icon atau lambang-lambang yang bermakna sebuah perintah dengan maksud mempersingkat perintah itu sendiri.

Berikut ini adalah toolbar Formating pada microsoft office excel. Untuk perjelas klik pada gambarnya.

Manfaat atau kegunaan dari toolbar Formating adalah untuk membantu mempercepat proses pemberian perintah kepada komputer yaitu :

1. Nama Font
2. Ukuran font
3. Format Teks (B=Bold/Tebal, I=Italic/Miring, U=Underline/Garis bawah)
4. Format Pengaturan Teks (Left/rata kiri, Center/rata tengah, Right/rata kanan, Merge & Center/rata tengah untuk lebih dari 1 sel)
5. Format Numerik ($=Currency/kurensi, Percent/persen, comma/koma, increase/menambah angka di belakang koma, decrease/mengurangi angka di belakang koma)
6. Format Letak Alinea (Increase Indent/menambah indentasi teks, Decrease Indent/mengurangi indentasi)
7. Format Warna (Fill Color/Warna Sel, Font Color/warna huruf)

Pelarajan komputer kita kali ini tentang pengenalan dan penggunaan toolbar pada microsoft office excel di atas semoga dapat bermanfaat bagi semua pengunjung blog ini.

Belajar Funfsi IF Microsoft Office Excel

Fungsi IF

Setelah pada postingan kali lalu kita pelajari tentang fungsi SUM, AVERAGE, MAX dan MIN maka kali ini kita akan maju ke tingkat yang lebih tinggi lagi yaitu fungsi logika IF.

Format rumusnya adalah =IF(persyaratan pertama;nilai1;=if(persyaratan2;nilai2 ... ;nilain)

dari formula di atas jika dilogikakan maka dapat dibaca, Jika persyaratan pertama terpenuhi maka nilai1 ditampilkan, jika persyaratan2 terpenuhi maka nilai2 ditampilkan dan seterusnya hingga yang terakhir adalah nilain.

Langsung saja kita praktekan dengan tabel yang sudah pernah kita buat sebelumnya, bila belum membuat tabel silahkan buatkan tabel terlebih dahulu di sini, kemudian ikuti langkah selanjutnya.

Sebelum memulai dengan formula atau rumus logika IF, hapus semua data pada kolom GAJI POKOK, TUNJANGAN dan GAJI BERSIH.

Hal ini dilakukan untuk nantinya rumus yang sudah ada di ganti dengan rumus atau formula IF.

Setelah kolom data di hapus, tempatkan pointer pada kolom D kemudian klik menu Instert-Column. Langkah ini dilakukan untuk menambah satu kolom antara kolom NAMA KARYAWAN dengan kolom GAJI POKOK.

Pada kolom yang baru di tambahkan tersebut (kolom D) berikan judul kolomnya GOLONGAN, setelah itu masukan golongan setiap karyawan sebagai berikut :

Gusti golongan 3
Markus golongan 1
Dahlan golongan 2
Dahlia golongan 1
Supartini golongan 1
Apriyanti golongan 1
Dewa Raka golongan 1
Parto golongan 1
Ruben golongan 2
Tamara golongan 2

Langkah berikutnya adalah mencari gaji pokok karyawan berdasarkan golongan, dengan ketentuan atau persyaratan sebagai berikut

Jika golongan 3 maka gaji pokok adalah 1.000.000,-
Jika golongan 2 maka gaji pokok adalah 750.000,-
Jika golongan 1 maka gaji pokok adalah 500.000,-

sehingga rumus yang harus di gunakan pada kolom gaji pokok adalah

=if(D5=3;1000000;if(D5=2;750000;500000))

setelah membuat rumus atau formula pada sel E5 maka copy rumus tersebut ke sel E6 sampai sel E14, sehingga hasil akhir dari perhitungan gaji pokok setiap karyawan sebagai berikut :

Gusti 1.000.000
Markus 500.000
Dahlan 750.000
Dahlia 500.000
Supartini 500.000
Apriyanti 500.000
Dewa Raka 500.000
Parto 500.000
Ruben 750.000
Tamara 750.000

Jika hasilnya tidak sesuai dengan hasil di atas maka coba di cek kembali rumus anda.

selamat belajar... semoga bisa membantu

Belajar Microsoft Office Excel Bagian 5

Mengetahui Nilai Total, Rata-rata, Maksimal dan Minimal dalam Microsoft Office Excel

Sudah siapkan anda untuk masuk pada pelajaran kita kali ini yaitu untuk mencari nilai tertentu seperti nilai Total, Rata-rata, Maksimal dan Minimal.

Untuk mencari nilai Total rumus yang digunakan adalah SUM (summary), formatnya :

=sum(sel awal..sel akhir)

contoh :

Misalkan anda diminta untuk menghitung nilai total dari suatu tabel gaji yang dimulai dari sel D5 sampai sel D14 dan hasilnya ditempatkan di sel D16.

=sum(d5..d14)


Maka langkah yang harus dilakukan adalah :
Pertama, tempatkan pointer pada sel D16, kemudian ketik rumus =sum(d5..d14) dan tekan enter.

Sedangkan untuk Nilai Rata-rata digunakan rumus Average dengan format :

=average(sel awal..sel akhir)

contoh : =average(d5..d14)

Penggunaan rumus average ini sama dengan penggunaan rumus untuk mencari nilai total di atas yang membedakan hanya nama perintah/formulanya saja.

Untuk Mencari nilai maksimal dan minimalpun tidak berbeda dengan rumus pencarian nilai total dan rata-rata di atas, yang membedakan hanya nama dari formula itu sendiri yaitu untuk maksimal digunakan rumus MAX sedangkan minimal digunakan rumus MIN dan format masing-masing rumus tersebut adalah :

rumus untuk mencari nilai maksimal :
=max(sel awal..sel akhir)

contoh : =max(d5..d14)

rumus untuk mencari nilai minimal :
=min(sel awal..sel akhir)

contoh : =min(d5..d14)

Untuk lebih jelasnya gunakan tabel yang sudah pernah anda buat sebelumnya pada Belajar Microsoft Office Excel bagian 4 (tabel4.xls).

Coba tambahkan di bagian bawah tabel berupa nilai : TOTAL, RATA_RATA, MAX dan MIN seperti yang terlihat dalam gambar berikut.

Bagi anda yang belum memiliki tabel silahkan membuatnya dengan klik di sini

Selamat belajar...

Belajar Formula Sederhana Microsoft Office Excel

Belajar Membuat Formula Sederhana

Kali ini kita akan mulai dengan mengenal formula atau rumus-rumus yang sering digunakan dalam microsoft office excel.

Kita awali dengan pembuatan sebuah tabel excel dan simpan (save) dengan nama TABEL4 dengan format sebagai berikut :

Pada sel A3=NO, B3=NAMA KARYAWAN, c3=GAJI POKOK, D3=TUNJANGAN, E3=PINJAMAN dan F3=GAJI BERSIH.

Kemudian dari sel A5 sampai denga sel A14 ketikan nomor urut karyawan mulai dari 1 hingga 10, kemudian dari sel B5 sampai sel B14 ketiklah nama-nama karyawan, sel C5 sampai sel C14 ketikan gaji pokok setiap karyawan serta sel E5 sampai sel E14 masukkan jumlah pinjaman setiap karyawan sesuai dengan tabel berikut.

Untuk pengisian kolom Tunjangan dan Gaji Bersih harus menggunakan formula sebagai berikut:

Untuk Tunjangan, diperoleh sebesar 5% dari gaji pokok sehingga formula yang di ketik pada sel D5 adalah =C5*5%

Buatkan formula seperti pada sel D5 untuk sel D6 sampai sel D14.

Untuk Kolom Gaji Bersih diperoleh dari Gaji Pokok ditambah Tunjangan dan dikurangi Pinjaman sehingga formula yang tepat yang diketik pada sel F5 untuk perhitungan Gaji Bersih adalah =(C5+D5)-E5

Buatkan semua formula untuk sel F6 hingga sel F14 sehingga hasilnya akan seperti tabel berikut ini.


Tips:

Cara untuk mengetik formula dalam microsoft excel ada beberapa cara salah satunya sudah kita praktekkan di atas yaitu mengetik satu persatu sel, berikut ini tips untuk mempercepat menginput formula dalam beberapa sel sekaligus.

Misalkan kita ingin mengisi formula untuk kolom Tunjangan mulai dari sel D5 hingga sel D14 sekaligus (hanya satu kali ketik formula), maka yang harus dilakukan adalah, sebelum mengetik formula, tempatkan dulu pointer pada sel D5 kemudian blog sel D5 sampe sel D14 dengan cara tekan dan tahan tombol SHIFT sambil menekan tanda panah ke bawah berkali-kali hingga sel D14 sehingga membentuk area hitam. Setelah itu ketikan formula =C5*5% kemudian tekan dan tahan CTRL kemudian ENTER (ingat !!! jangan tekan ENTER saja) maka semual sel dari D5 hingga sel D14 akan terisi.

Selamat belajar...

Belajar Membuat Garis Tabel Microsoft Office Excel

Membuat Garis Tabel pada Microsoft Office Excel

Tabel identik dengan garis, untuk itu perlu ketelitian dalam membuat garis dalam sebuah tabel.

Sebelum kita lanjut ke cara pembuatan tabel, terlebih dahulu perhatikan gambar di bawah ini.

Dari gambar di bawah saya mengambil contoh sel B5, dari sel B5 tersebut terdiri atas garis bagian atas, garis bagian bawah, garis bagian kiri dan garis bagian kanan, ini perlu diketahui agar mudah dalam membuat garis suatu tabel.

Garis bagian atas yaitu garis yang berada di bagian atas suatu sel aktif, sel aktif yaitu sel yang sedang ditempati oleh pointer.

Garis bagian bawah yaitu garis yang berada di bagian bawah sel aktif.

Garis bagian kiri yaitu garis yang berada di sebelah kiri sel aktif.

Garis bagian kanan yaitu garis yang berada di sebelah kanan sel aktif.

Kalau sudah memahami letak garis di atas, maka mari kita mulai dengan membuat garis pada tabel. Anda bisa menggunakan file tabel1.xls yang pernah kita buat pada Belajar Microsoft Office Excel Bagian 2. Caranya klik Menu File kemudian pilih Open kemudian pilih file tabel1.xls dan klik Open.

Setelah file tabel1.xls dibuka, tempatkan pointer pada sel B5, sehingga sel aktif sekarang berada di sel B5. Selanjutnya klik Menu Format - Cells, kemudian klik tab Border sehingga muncul window Format Cells seperti gambar berikut.

Dalam gambar di bawah ini saya membuat garis dengan warna yang berbeda seperti pada gambar di atas agar anda lebih mudah membedakan mana bagian atas, bawah, kiri dan kanan.

Untuk membuat garis, silahkan klik pada kotak kecil yang berada di sekeliling garis berwarna yang sudah saya berikan di atas.

Pada gambar di atas, selain gambar bagian atas dan bawah serta kiri dan kanan, ada juga garis secara diagonal kiri atas ke kanan bawah dan kiri bawah ke kanan atas, juga ada satu lagi garis bagian tengah, garis ini akan aktif jika kita memilih beberapa sel aktif sekaligus misalkan sel aktif dari sel B5 sampai sel B6 maka garis yang di tengah adalah menentukan garis antara sel B5 dan sel B6.

Selanjutnya silahkan berkreasi sendiri dengan garis-garis tabel anda.

Semoga bisa membantu bagi pemula...

Mengatur Default Directory Penyimpanan File Excel

Kenapa musti diketahui cara mengatur directory yang digunakan untuk penyimpnan file ? ini karena masih banyak pengguna (user) komputer khususnya yang masih pemula seringkali mengalami kehilangan file yang telah dibuatnya dari microsoft office excel atau dari program aplikasi lainnya, ini karena pengguna belum memahami fungsi dari folder itu sendiri, sehingga saat menyimpan file mereka (para pengguna) itu sendiri tidak tahu dimana aplikasi yang digunakan itu menyimpan file yang telah dibuat.

Untuk itu kita perlu menentukan folder yang mana yang harus kita simpan file agar sewaktu-waktu dibutuhkan kembali dapat dengan mudah ditemukan dalam direktori yang telah kita buat dan atur dalam microsoft office excel.

Bagaimana membuat folder ? bagi yang belum tau caranya bisa klik di sini untuk mebuat folder terlebih dahulu.

Setelah membuat folder kita kembali dalam microsoft office excel, dan melanjutkan dengan menentukan folder (folder yang telah dibuat) yang akan digunakan untuk menyimpan file-file dari microsoft office excel.

Caranya, klik Menu Tools - Options sehingga jendela atau window Options muncul seperti pada gambar berikut :

Pada window Options, klik tab General seperti terlihat dalam gambar yang sudah saya tandai dengan garis lingkar berwarna hijau.

Pada bagian bawahnya perhatikan tanda panah, di situ tertera Default File Location, yaitu pada c:\Documents and Settings (bila belum pernah diubah), ini menyatakan bahwa setiap file yang dibuat di microsoft office excel akan disimpan di folder ini.

Agar file yang dibuat di microsoft office excel tidak tersimpan di Documents and Settings, maka kita harus mengubahnya, sebagai contoh kita mengubah tempat penyimpanan file microsoft office excel pada directory TABEL yang berada di drive D.

Langkah berikutnya adalah menghapus default directory yang sedang aktif dan menggantinya menjadi D:\tabel kemudian klik OK. Lihat seperti dalam gambar berikut.

Selanjutnya apabila anda membuat tabel di microsoft office excel maka akan secara otomatis anda di arahkan untuk menyimpan file dalam directory TABEL pada drive D.

Selain menyimpan Default Directory tersebut menjadi tempat default untuk kita membuka dokumen/tabel yang pernah kita buat (Save dan Open).

Untuk membuktikan setelah mengaturnya coba jalankan perintah untuk menyimpan file dengan cara klik menu File - Save as atau Klik menu File - Open, maka kita akan di arahkan ke folder yang telah kita tentukan dalam jendela Options tadi.

Tips : sebaiknya semua dokumen/data tersimpan pada drive yang berbeda dari drive yang menyimpan sistem operasi, hal ini dimaksud agar apabila sistem operasi mengalami kerusakan atau terserang oleh virus tertentu yang menyebabkan drive tersebut harus di format ulang, maka data yang kita simpan tidak ikut terformat dan mempermudah back up data.

Selamat mencoba...

Belajar Microsoft Office Excel Bagian 2

Cara Membuat Tabel Pada Microsoft Office Excel 2003

Kali ini kita akan mulai dengan membuat tabel pada Microsoft Office Excel, sebelum memulai saya jelaskan sedikit tentang sel (cell). Sel yaitu tempat perpotongan antara Kolom dan Baris, misalnya saja anda menempatkan pointer pada kolom ke C dan baris ke empat maka akan dibaca "pointer berada pada sel C4".

Oke sekarang mari kita mulai dengan pelajaran kita hari ini yaitu membuat tabel.

Pertama-tama jalankan Microsoft Office Excel anda dengan cara klik Start - All programs - Microsoft Office - Microsoft Office Excel 2003 (bagi yang menggunakan Microsoft Office Versi lain seperti Microsoft Office 97, Microsoft Office 2000, Micrsofot Office Office XP, tidak menjadi masalah). perhatikan gambar berikut

Setelah berada dalam lembar kerja microsoft office excel, buatkan tabel seperti dalam gambar berikut :

Caranya :

Tempatkan pointer pada sel B3 kemudian ketik Tabel 1 dan Enter

Selanjutnya tempatkan pointer pada sel B5 dan ketikan NO kemudian Enter

Langkah berikutnya tempatkan pointer pada sel B6 dan ketik angka 1 (lakukan langkah ini hingga sel B10 untuk membuat Nomor Urut).

Setelah membuat Nomor Urut, sekarang kita membuat kolom Nama, caranya sama seperti cara di atas yaitu tempatkan pointer pada C5 tepat disebelah kanan kolom No.

Lakukan hal tersebut sampai dengan mengisi Alamat dan Kota sehingga hasilnya akan terlihat seperti gambar di atas.

Setelah selesai membuat tabel di atas, sekarang kita harus mengatur lebar kolom agar sesuai dengan lebar data (teks/angka) yang di input pada setiap setiap sel.

Caranya adalah :

Karena di sini kita hanya mengubah lebar kolom maka untuk penempatan pointer harus berada pad akolom yang akan di ubah ukurannya, sedangkan barisnya bebas. Misalnya anda ingin mengubah lebar kolom B aka pointer harus berada di kolom B sedangkan barisnya bisa saja berada di baris 1, 2, 3 dan seterusnya sampai baris paling akhir.

Ubahlah kolom Tabel 1 di atas yang telah anda buat dengan ukuran sebagai berikut :

Kolom B : 4,43

Kolom C : 12

Kolom D : 22

Kolom E : 12

Caranya : untuk mengubah lebar kolom B, tempatkan pointer pada sel B1 atau B2 atau B3 dan seterusnya kemudian klik menu Format - Column - Width, kemudian masukan atau ketik angka untuk lebar kolomnya yaitu 4,43 dan tekan Enter. Lihat gambar

Setelah mengubah lebar kolom B, selanjutnya ubahlah lebar kolom C = 12, D = 22 dan E = 12 lakukan mengikuti cara untuk mengubah lebar kolom B di atas.

Setelah selesai semua, simpan (save) file tersebut dengan nama file TABEL1.XLS, dengan cara klik Menu File - Save As kemudian ketikan nama file TABEL1 dan klik save.

Belajar Microsoft Office Excel 2003

Pengenalan Microsoft Office 2003
Apa itu microsoft Office Excel ? Microsoft Office Excel adalah salah satu program atau software spreadsheet yang dikeluarkan oleh perusahaan microsoft. Program aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan grafik.

Mengenal Buku Kerja Microsoft Office Excel
Perhatikan gambar berikut dan baca keterangan di bawahnya sesuai dengan nomor urut yang sudah saya berikan berwarna merah.

1. Title Bar / Baris Judul, Baris judul pada microsoft office excel untuk menampilkan nama program yang sedang digunakan yaitu Microsoft Office Excel dan Book1 menyatakan bahwa buku kerja 1 (satu).
2. Menu Bar / Baris Menu, tempat menu-menu yang dapat digunakan dalam micrsoft office excel
3. Tool Bar / Baris Tool (komponen), komponen-komponen atau perintah-perintah yang dilambangkan dengan gambar/image tertentu untuk membantu pengguna excel agar lebih cepat dalam melakukan pekerjaannya
4. Name Box / kotak nama, menyatakan sel aktif, misalnya pointer berada pada bari ke 2 kolom ke B maka Name Box menampilkan B2
5. Formula Bar / Baris Formula, baris untuk menampilkan atau mengetik formula-formula atau rumur-rumus yang diketik dalam lembar kerja
6. Column /Kolom, baris yang menyatakan kolom-kolom yang di mulai dari abjat A hingga IV
7. Row / Baris, yang menyatakan urutan baris dimulai dari 1 hingga 65535
8. Workspace / Lembar Kerja, area di mana digunakan untuk membuat tabel perhitungan atau grafik
9. Pointer, Kotak persegi berwarna agak gelap atau disebut pointer menyatakan sel (cell) aktif untuk mengetik sesuatu ke lembar kerja.
10. Sheet, menyatakan urutan halaman kerja, bila sheet berwarna putih maka sheet/halaman tersebut sedang aktif dan bila tulisan sheet berwarna abu-abu maka sheet tersebut belum aktif.
11. Status Bar / Baris Status, baris yang memberikan informasi-informasi tentang pengunaan microsoft excel, dan informasi pengggunaan tuts/tombol keyboard
    

Membuat 2 tabel sekaligus dalam excel

Kadangkala kita membutuhkan beberapa tabel dengan format kolom yang sama, namun kita tidak tau bagaimana caranya sehingga mempermudah kita untuk membuat dua buah tabel atau lebih sekaligus di dalam microsoft excel.

Misalkan saja kita ingin membuat tabel karyawan yang dibedakan berdasarkan unit kerja dari karyawan tersebut misalnya di sheet1 tabel untuk Sales, sheet2 untuk administrasi. Tentu kedua tabel ini membutuhkan format kolom tabel yang sama, misalnya di kolom 1 untuk nomor urut, kolom 2 untuk nama karyawan, kolom 3 untuk alamat karyawan dan kolom 4 untuk kota.

Nah sekarang bagaimana caranya ? ikuti langka berikut ini

buka/open microsoft excel, dan perhatikan pada bagian bawah lembar kerja (sheet) excel ada beberapa nama sheet yang tertera disitu.

Setelah workbook excel sudah terbuka, maka pada keadaan default sheet1 adalah sheet yang aktif sedangkan sheet yang lain tidak aktif, jadi perlu diaktifkan sehingga apa yang akan di kerjaan di sheet 1 akan terekam juga di sheet lain yang sudah kita aktifkan.

cara mengaktifkan, dalam contoh ini kita mengaktifkan sheet2 (membuat group sheet1 dan sheet2). Tekan dan tahan tombol CTRL pada keyboard, kemudian arahkan penunjuk mouse pada sheet2 dan klik satu kali, perhatikan baris judul/bagian paling atas workgroup muncul informasi [Group] yang berarti kita telah membuat dan akan bekerja pada goup baru yaitu sheet1 dan sheet2.

Setelah sheet2 aktif, sekarang anda sudah siap untuk membuat, mengetik apa saja, mengubah lebar kolom dan lebar baris di sheet1 dan dengan otomatis semuanya akan terekam di sheet2.
Sebagai contoh buatkan sebuah tabel seperti berikut, atur lebar kolom dan baris sesuaikan dengan kebutuhan.

Setelah selesai membuat tabel, sekarang giliran kita untuk membuktikan apakah apa yang telah kita buat di sheet1 sudah tersimpan di sheet2 ?
caranya, klik satu kali pada sheet2 maka akan terlihat tabel yang sama persis dengan tabel di sheet1.
Untuk me-nonaktifkan kembali sheet2, tekan tombol CTRL dan tahan lalu arahkan penunjuk mouse ke sheet2 dan klik satu kali. Perhatikan pesan [Group] pada judul workgroup akan hilang.
Coba lakukan kembali dengan 3 atau 4 sheet sekalilgus.
Untuk bekerja dengan group, di sheet manapun anda bekerja maka di sheet-sheet lain yang aktif akan ikut terekam sama seperti apa yang kita kerjakan di salah satu sheet.
Selamat berkreasi

Proteksi Sheet pada Microsoft Office Excel

Setiap perusahaan besar maupun kecil tentu mempunyai privatisasi, atau batasan-batasan tertentu dalam mengakses data berdasarkan jabatan yang seseorang atau hak akses yang di berikan kepada sorang karyawan.

Seperti contoh misalnya pada perusahaan perdagangan atau kita ambil contoh yang sederhana saja misalnya di sebuah toko penjualan alat-alat tulis kantor, tentu tidak semua orang boleh menentukan harga setiap item barang yang ada di toko tersebut.

Yang boleh mengubah menaikan atau menurunkan pada intinya adanya perubahan harga barang pad atoko tersebut sudah pasti harus di tentukan oleh seorang pemilik toko atau yang diserahkan wewenangnya untuk itu. Oleh karena itu sebaiknya data-data berupa daftar harga bagi setiap item atau barang yang ada di toko tersebut sebaiknya dilindungi atau istilah di komputer di sebut di proteksi. ada beberapa proteksi di komputer khususnya di excel dan lebih khusus lagi kita hanya membicarakan bagaimana cara memproteksi salah satu sheet pada excel.

Untuk memproteksi salah satu sheet pada excel ikuti langkah berikut ini.

Pertama buatkan sebuah tabel di sheet1 dengan ketentuan sebagai berikut :

pada cell/sel b3 ketik "Laporan Penjualan Barang" (tidak pake tanda petik)

pada sel B5 ketik "kode barang"

pada sel C5 ketik "nama barang"

pada sel D5 ketik "jumlah terjual"

pada sel E5 ketik "harga unit"

pada sel F5 ketik "total harga"

Sebagai data input (data yang harus di masukkan/input) adalah kolom "kode barang" dan "jumlah terjual" sedangkan nama barang dan harga perunit akan di peroleh dari sheet2 dengan menggunakan rumus vlookup. Ini dimaksud agar data berupa ketetapan harga satuan yang sudah ditentukan oleh pemilik toko atau seorang manajer tidak bisa diubah oleh seorang operator komputer. Jadi intinya seorang operator atau penginput data hanya bisa menginput data berupa kode barang dan jumlah barang yang terjual.

Tabel selengkapnya lihat gambar berikut.


Setelah menyelesaikan tabel pertama, sekarang buatkan tabel kedua yang nantinya akan di proteksi sehingga hanya dapat diubah bagi orang yang memiliki hak untuk mengubah pada sheet2 dengan ketentuan sebagai berikut :

Pada sel B2 ketik "kode barang"
pada sel C2 ketik "nama barang"
pada sel D2 ketik "harga barang"
masukan semua data yang ada seperti contoh pada gambar berikut ini.


Setelah selesai membuat kedua tabel yang ada di sheet1 dan sheet 2, maka sekarang buatkan rumus pada tabel pertama di sheet 1 sebagai berikut :

pada sel C6 ketik rumus : =VLOOKUP(B6,Sheet2!$B$3:$D$6,2)
copy kan rumus tersebut di sel C6 ke sel C7 sampai C17.

Pada sel E6 ketik rumus : =VLOOKUP(B6,Sheet2!$B$3:$D$6,3)
copy kan rumus tersebut di sel E6 ke sel E7 sampai E17.

Pada sel F6 ketik rumus : =D6*E6
copy kan rumus tersebut di sel F6 ke sel F7 sampai F17.

Selanjutnya kita harus memproteksi sheet2 agar tidak bisa di ubah lagi oleh siapapun selain kita yang mengetahui password itu saja yang bisa mengubah data yang ada di sheet2.
pertama adalah aktifkan dulu sheet2 dengan klik pada sheet2 lalu klik menu TOOLS dan pilih PROTECTION dan lanjutkan dengan klik pada PROTECT SHEET, maka akan tampil pada monitor menu seperti berikut :


ketikan password yang gampang diingat untuk digunakan kembali sewaktu kita hendak mengubah data yang ada di sheet2 ini dan akhiri dengan menekan OK, sehingga terlihat permintaan untuk mengisi sekali lagi password yang sama.
Ketiklah password anda sekali lagi sebagai konfirmasi dan tekan OK.



Setelah anda menekan OK maka sheet2 yang barusan di proteksi tidak bisa di ubah lagi data yang ada di dalamnya baik itu menghapus isi sel, mengubah isi sel, menghapus baris ataupun kolom, semuanya tidak akan bisa kecuali anda harus membuka kembali proteksi sheet tersebut.
Apabila anda mengtikan sesuatu ke dalam sheet2 maka akan muncul pesan seperti berikut.


Bila anda ingin mengubah kembali data-data yang ada di sheet2 maka anda harus membuka proteksi sheet2 tersebut terlebih dahulu sebelum melakukan editing atau perbaikan pada sheet2 dengan cara klik menu TOOLS, PROTECTION dan klik UNPROTECT SHEET, selanjutnya masukan password yang dimiliki pada saat membuat password proteksi dan klik OK.